مستندسازی گسترده فرایندها در بخش دولت: ارائه یک راهکار

بخش دولت در حال حاضر با مشکلات فراوانی روبه رو است که بخش عمده ای از آن ها در فرایندهای ناهماهنگ انجام امور ریشه دارد. فرایندها به مثابه رگ ها، وظیفه به جریان در آوردن امور در بدنه سازمان های دولتی را بر عهده دارند. این در حالی است که در سیستم اجرایی دولت به دلیل گسترش قابل توجه سازمان ها، عدم بازنگری در نحوه انجام کارها، تنوع، و پیچیدگی سازمان ها، این فرایندها به شدت ناکارامد شده اند. از این رو، بهبود فرایندهای دولت، می تواند تأثیر قابل توجهی در کارا کردن کل بدنه دولت داشته باشد و مستندسازی این فرایندها، اولین گام در این راستا است . تاکنون ابزارها و راهکارهای موجود مستند سازی در مقیاس های کوچک سازمانی با موفقیت به کار برده شده اند؛ اما عواملی نظیر پراکندگی و تنوع سازمان های دولتی، شبکه پیچیده ارتباطات بین آن ها، نظام های گوناگون مدیریتی حاکم بر سازمان های مختلف، ساختارهای متفاوت سازمانی و محدودیت های زمان و امکانات، چالش های جدیدی را در مستند کردن فرایندهای بخش دولت پدید آورده است. از سوی دیگر، مستندسازی مؤثر فرایندها باید کارکردهایی همچون ارائه تصویر کلی از فرایندها، نشان دادن توالی انجام آن ها در بخش های مختلف سازمان، تعیین سلسله مراتب آن ها، کمک به درک اهداف و استراتژی سازمان ها و نحوه عملیاتی کردن آن ها، تعیین فرایندهای اصلی، تسهیل ارزیابی سازمانی، امکان نمایش جزئیات در سطوح مختلف، امکان مقایسه فرایندها، و کمک در یافتن گزینه های بهبود سازی را تأمین کند. این ملاحظات از یک سو و از سوی دیگر، فقدان هر گونه تجربه علمی و عملی در چنین گستره ای، مشکلات و چالش ها را دو چندان می سازد. این مقاله با پرداختن به موضوعات فوق، راهکاری برای مستندسازی فرایندهای دولت ارائه می کند.